Par Maya Denoix

Est-il possible de prendre des décisions facilement de sorte que la solution retenue convienne à tous ? Je vous propose une méthode en cinq étapes pour obtenir le choix le plus satisfaisant pour chacun :

1. En premier lieu la présentation de la problématique,
2. Puis une clarification des aspirations de chacun, 
3. Ensuite le pourquoi de ces aspirations,
4. Enfin toutes les solutions sont listées 
5. En dernier lieu vous pourrez choisir la meilleure solution avec un vote de valeur.

1- La présentation du sujet de la discussion pour lequel une décision doit être prise

Les personnes doivent être prévenues du sujet de la discussion

Pour toutes les décisions très importantes, toutes les personnes concernées doivent être prévenues  au minimum 15 jours à l’avance, par écrit si cela engage vraiment. Le sujet des décisions qui seront prises sera explicité. Car il est nécessaire que chacun puisse avoir le temps de prendre des renseignements et de pouvoir réfléchir tranquillement. Ce temps de réflexion est souvent nécessaire pour que la décision retenue ait une chance d’être cohérente et de convenir à l’ensemble groupe.

Chacun doit pouvoir exprimer ses besoins

Dans cette première phase de la discussion, il est important que chacun puisse exprimer ses besoins pour que la discussion se déroule au mieux, par exemple je dois partir à 17h pile ou j’ai besoin de fumer toutes les 47 minutes, j’ai besoin de laisser mon portable allumé car mon fils est à l’hôpital. Il peut être important de décider à quelle heure maximum la décision devra être prise sinon elle sera reportée .

Ne pas oublier une petite météo

Puis une petite météo est toujours appréciée, mais savez-vous ce qu’est une météo ? Simplement en un mot ou une phrase chacun va exprimer son état actuel : soleil, nuage, brouillard ou bien je suis super contente car j’ai publié ma première vidéo sur YouTube ou je suis super en colère car ma voiture est en panne….

Distribuer les rôles pour une réunion réussi

Dans cette première partie, vous désignerez la personne pour faire le compte-rendu, celle pour être le gardien du temps, celle pour jouer le modérateur, celle pour animer la réunion, celle pour écrire sur le tableau, celle pour présenter le sujet.  La même personne peut faire tous les rôles.

Un bâton de parole ?

Il peut être utile d’utiliser un bâton de parole, mais cela n’est pas obligatoire, le bâton de parole permet de ne pas être interrompu. Pour les personnes qui ont du mal à se faire entendre, cela est souvent très appréciable.  Chacun finira sa parole par un aho pour indiquer qu’il a fini de parler et tous répondront aho pour dire “nous t’avons entendu”.

La présentation de sujet de la décision

Donc dans cette première phase, le présentateur présente le sujet et l’écrivain le note soit sur le tableau soit sur une feuille, pour que tout le monde puisse le relire. Quelques questions rapides ou plus longues peuvent être posées à ce moment, mais il me semble préférable d’impartir un temps maximum pour cette première phase de questions et de ne pas perdre trop de temps dans cette première partie.

2- Les aspirations de chacun sont importantes

L’animateur rappelle la définition d’une aspiration

Voici la définition d’Aspiration donnée par le Larousse sur internet :”Force intérieure, tendance profonde qui pousse quelqu’un vers un idéal ou une meilleure situation ; ce désir, ce souhait lui-même : L’aspiration d’un peuple à la liberté.    Synonymes : élan – impulsion – mouvement – tendance. Contraires : méfiance – refoulement – répulsion. “

En particulier la différence entre aspiration et besoin :

Par exemple une aspiration est “j’aspire à apprendre l’italien”, “j’aspire à plus de sérénité dans les relations avec ma famille” , un besoin est “j’ai besoin de calme de temps en temps”, ou “j’ai besoin d’apprendre l’italien car je veux avoir cette promotion dans mon travail”.

Puis chacun prend une feuille ou le support qu’il souhaite (j’adore dicter à mon smartphone !!) et s’installe à l’emplacement le plus confortable pour lui, pour écrire ses aspirations. Elles seront formulées en 500 caractères maximum, ou bien 2 phrases ou 7 lignes si vous écrivez très gros. On peut fixer un temps maximum, mais il est agréable que chacun puisse avoir le temps dont il a besoin pour clarifier ses aspirations et réussir à les transcrire par écrit.

Enfin, l’écrivain écrit la phrase ou les phrases de chacun sur le tableau ou sur une feuille. Les aspirations de chacun sont mises en commun, sans discussion.

3- Les pourquoi ? Et les pourquoi des pourquoi ?

De nouveau chacun prend 3, 5 ou 10 minutes (8 ou 15 jours si c’est sur un wiki), pour mettre par écrit le pourquoi  de ses aspirations ? et le pourquoi du pourquoi ?. Dans cette phase, la seule limite est donnée par le temps et il n’y a pas de limite en terme de longueur de texte. Cette phase peut être relativement longue, il est important d’être chacun dans son coin et de  ne pas interagir dans cette phase (même si on peut lire sur le wiki). Puis en présentiel  chacun lira (si cela se fait sur un wiki écrira) “ses pourquoi ?” et “ses pourquoi des pourquoi ?”.  Tous ses textes ne seront pas écrit sur le tableau ni sur la feuille, cela serait trop long lors d’une réunion en présentiel.

4- Des solutions proposées par chacun sont listées et numérotées

La phase  de clarification des pourquoi doit terminée avant d’entamer cette quatrième phase.  Maintenant chacun à tour de rôle et plusieurs fois si nécessaire exprime des solutions (les écrit sur le wiki).  Ainsi ces solutions sont notées par l’écrivain sur le tableau au fur et à mesure qu’elles sont dites. Elles seront numérotées dans l’ordre où elles ont été écrites. Ces solutions peuvent être réalistes ou farfelues et même totalement fantaisistes. Cela n’est pas grave au contraire, laissez votre imagination à l’œuvre. Mark Twain a écrit “
Ils ne savaient pas que c’était impossible, alors ils l’ont fait.”

5- Le vote de valeur

Puis quand plus personne n’a de solution à proposer alors nous pourrons procéder au vote de valeur ( si vous voulez en savoir plus sur le vote de valeur avantages et inconvénients, il est utilisé par wiki-pédia). Chacun doit voter pour chaque solution, en silence, sans discussion. Chacun met une note à chaque proposition entre 0 et 5.

• La note 0 signifie    : je n’aime pas du tout cette solution, je la trouve dangereuse.
• La note 1 signifie     : je ne suis pas d’accord.
• La note 2 signifie    : bof, pourquoi pas .
• La note 3 signifie    : oui cela va pour moi .
• La note 4 signifie    : oui cette proposition me convient bien.
• La note 5 signifie    : tout à fait d’accord, c’est super, c’est exactement ce que je souhaite.
• Pas de note signifie    : la note 2 lui sera attribuée.

Voici un bulletin de vote. Pour voter, mettez une croix et une seule sur chaque ligne, soit 4 croix :

	0	1	2	3	4	5
Solution 1
Solution 2
Solution 3
Solution 4

Ensuite sur chaque solution tous les votes sont additionnés, par exemple :

	Solution 1	Solution 2	Solution 3	Solution 4
Bartélémy	1	1	2	3
Catherine	1	2	3	4
Dorothé	5	0	0	0
Francis	5	4	3	2
Giusseppe	5	4	1	4
Hortence	1	3	4	3
Irène	4	2	1	1
Jasmine	5	1	1	1
TOTAL	27	17	15	18

La solution avec la plus haute note est choisi. Ici la solution 1 est donc adoptée. Cela permet d’être dans l’écoute des aspirations des personnes et dans le respect des volontés de chacun. Au cas où la solution retenue aurait plusieurs zéro, on peut penser que la volonté de prendre une décision est peut-être trop précoce. Il faudra peut-être annuler le vote. En effet la ou les personnes qui ont mis des zéro ne sont peut-être pas prêt pour prendre une décision. Il serait souhaitable de leur faire une invitation à discuter pour arriver à des propositions acceptables par tous. Et de fixer une autre date  pour pouvoir voter de nouveau.

Vous pouvez aussi lire l’article sur la discussion positive très utile en couple ou en cohabitation.